個人情報保護法の改正により町内会・自治会で注意すべきこと

個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日に全面施行されました。

法改正により町内会・自治会を含むすべての事業者が個人情報保護法の適用を受けることとなりました。

従来から個人情報を適切に取り扱っていれば、大きな負担とはなりませんが、町内会・自治会が注意すべき点を次のとおりまとめました。

 

個人情報を集める、保管するときのルール

ルール	会員名簿を作成して配布する場合の例
【個人情報を集める前】 個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。	「会員名簿を作成し、会員相互及び役員との連絡に利用することを目的として、名簿に掲載される会員に対して配布するため」、「この名簿は、町内会活動、災害時の避難・救助活動等の際に利用するため」等と利用目的を特定する。
【個人情報を集めるとき】 本人から書面で個人情報を取得する場合には本人に対して利用目的を明示する。	個人情報を集める際に配布する書面に、上記の利用目的を記載する。
【個人情報を保管しているとき】 集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。	町内会や自治会等の事務局において盗難・紛失等のないよう適切に管理する。 また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売の禁止等の注意を呼びかける。
【個人情報を保管しているとき】 集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。	個人情報を収集するときに配布する書面に、訂正等に関する問い合わせ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められたときは、適切に対応する。

 

個人情報を第三者に提供するときのルール

ルール	会員名簿を作成して配布する場合の例
【本人の同意の取得】 本人以外の者に個人情報を提供するときは、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、次のような場合は、同意を得なくても提供できる。 法令に基づく場合 人の生命、財産を守る場合 委託先に提供する場合	「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で、任意に個人情報を提出してもらえば、同意を得たこととなる。また、次の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できる。 警察からの照会 災害時発生時の安否確認 会員名簿の印刷を業者に提供する場合
【提供に関する記録義務】 提供先などを記録し、一定期間保管する。	名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する。
【提供に関する記録義務】 個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。	名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認（情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃止等の事項を記載した書面を渡す等）する。 個人情報が適切に取り扱われているか委託先の状況を確認する。

 

個人情報保護法に関するよくある質問

Q1.個人情報とは？

A1
生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。
氏名だけでなく、住所や電話番号、町内会や自治会における役職等も、氏名と紐付けして管理している場合には個人情報になります。

Q2.すでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか？

A2
会のなかで認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何かを行う必要はありませんが、盗難・紛失等の無いよう、適切に管理するようにしましょう。

Q3.新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいか？

A3
以前に会員名簿を作成する際に、その会員に対して「利用目的」を伝え、「第三者への提供」について同意を得ていると思われますので、その場合は改めて何かを行う必要はありません。

Q4.会全体の名簿以外でも地域や班などの連絡網を作成・配布する場合、どうすればよいか？

A4
名簿を作成・配布する場合とルールは同じです。
「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」という利用目的を定め、その目的や問い合せ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。

個人情報保護委員会について

個人情報保護委員会は、個人情報（マイナンバーを含む。）の有用性に配慮しつつ、その適正な取り扱いの確保に関する業務を行う機関です。
個人情報保護委員会では、個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えします。

個人情報保護法相談ダイヤル

電話番号：03-6457-9849
受付時間：土日祝日及び年末年始を除く9時30分から17時30分まで